秘書既是主管的得力助手，又是內(nèi)部溝通的橋梁。身為秘書，如何出色完成主管下達的任務？如何在繁忙的工作中游刃有余？在《秘書的秘密 7：做受歡迎的秘書》中，作者詳細闡述了現(xiàn)代秘書的專業(yè)工作方法，在日常工作中所遇到的難題及解決的辦法，讓秘書工作更加輕松、高效；同時，重在指導秘書如何重新認識秘書工作，如何在把基礎(chǔ)性事務做好的同時，全面提升自己的溝通、管理等綜合技能，迅速成為主管的得力助手，獲得更廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，成為受歡迎的秘書。
穆臣剛，吉林大學碩士，青年學者，心靈專家，對哲學、歷史學、心理學研究均有所建樹。著有《哈佛人生規(guī)劃課》、《沉與靜的人生修行課》、《任正非經(jīng)營管理課》、《心理學與情商、氣場、影響力》等書。
第1章 開口要柔，說話要懂點心理學
羅森塔爾效應：人人都愛贊美
南風效應：溫暖的話語才是工作秘訣
超限效應：越簡短越有力
緘默效應：意識到專注的力量
好心情原理：選對時機便成功了一半
逆反心理：強迫的話語只會激起反抗
雞尾酒會效應：有些話不該在職場說
低聲效應：控制你的聲調(diào)，體現(xiàn)你的得體
第2章 說得漂亮，好秘書最需要的語言魅力
工作即說話，學會敢于開口
不得罪人的說話六原則
產(chǎn)生共鳴，先將對話調(diào)整到對的頻率上
讓對方感覺那是他的主意
讓措辭少些自我意識
提高個人可信度
確定詞匯，讓你的話語更有力
第3章 增進和諧，用言語提升影響力
讓對話變得有意義
找回理性，別讓情緒帶動嘴巴
不同情形，選擇不同信息傳遞方式
做好第三方角色，化解內(nèi)部沖突
把握圓場技能，適時化解尷尬氛圍
利用“鏡面映現(xiàn)”，與對方在同一頻道溝通
學會甄別，有些負面反饋不必聽
第4章 以聲傳情，接打電話展示職業(yè)化
有些事情，你拿起電話時就該注意
讓他人在電話中就認可你
遭遇抱怨電話，學會嘗試著化解不滿
從容有禮，讓特殊電話不再難接
把握機會，恰當應對領(lǐng)導來電
掛電話時要自然而然地結(jié)束
巧妙擋駕，過濾掉不必要的電話
做好語音留言：讓在場與不在場有相同效果
羅森塔爾效應：人人都愛贊美
1968年，美國心理學家羅伯羅森塔爾進行了一項教育界著名的實驗：他們隨機抽取一組小學一年級的學生，并告訴這些學生的老師，這些學生在經(jīng)過了特別的測試以后，被鑒定為“新開的花朵”，在不久的將來擁有“沖刺學業(yè)”的無窮潛力。隨后，老師們在各方面對這些孩子另眼相看，并給予積極而恰當?shù)囊龑А＿@些孩子在不知不覺中受到了激勵，自信心倍增。在最終的測試中，這些孩子真的獲得了比一般學生高得多的智商分數(shù)。
這一實驗被稱為“羅森塔爾效應”，其結(jié)果證實：一個人對他人積極的話語認可，的確會影響他人的人生。在人際交往中，“羅森塔爾效應”同樣存在：當我們對交流的對象施以尊重、信任、熱愛時，他人也會回饋給我們更高的人際收益。但值得注意的是，現(xiàn)實生活中，有些秘書并不懂得如何去正確地利用“羅森塔爾效應”為自己的口才增光添彩。
在一次公司晚宴上，當秘書部主任介紹身為辦公室事務秘書的李溫書與一位已從公司離職但依然有合作的職員認識時，李溫書認為自己有責任夸獎這位從公司踏向了更好去處的員工。但贊美其他方面又顯得太虛，琢磨半天，李溫書說道：“您穿得真的挺合體的……我見過不少身體已經(jīng)發(fā)福的人，他們都沒有您這么精神。”
當下對方雖然并沒有說什么，但主任明顯感覺到了尷尬。在這位職員離開后，他對李溫書說道：“你說的是什么話啊？你不知道當面不揭短嗎？”
這對李溫書來說也是一個打擊：“我是在贊美他，怎么揭他的短了？”
不管是工作中還是人際交往中，我們都渴望聽到贊美，但一些不恰當?shù)馁澝烙滞鶗屛覀儺a(chǎn)生“有還不如無”的感覺。這種時候，往往最是考驗個人口才能力的時候。
從某種程度上來說，一個優(yōu)秀的秘書是在“職業(yè)能力合格”的基礎(chǔ)上，加上了優(yōu)秀的人緣，而這種優(yōu)秀的人緣在建立之初，往往是由秘書主動對他人進行認可而形成的。對秘書而言，實踐“羅森塔爾效應”的途徑有很多，而最容易實現(xiàn)的就是學會在工作過程中贊美與認可他人。
贊美他人真正值得贊美的地方
很有意思的是，當我們嘗試著舉出幾個被夸獎、被認可的例子時，很多人在職場中獲得的都是一些稱不上是認可的“贊美”。比如：
“你天天穿這身衣服也不讓人感覺厭倦！”這聽起來真像是“你的衣服怎么這么少”的反諷。
“這條裙子真不錯，是人造革的嗎？”如果這條裙子真的那么好，為什么你只注意到了它的材質(zhì)？
“你們個頭小的人就是聰明！”你夸我聰明，為什么要帶上“個頭小”？
“你年輕的時候一定非常漂亮！”怎么現(xiàn)在我變丑了嗎？
“說得真好！太專業(yè)了！”可是，我明明只是隨口說了幾句，有一兩句還是沒有求證過的話。
很顯然，過度的贊美、輕浮的認可有時候就如同在我們的后背捅了一刀，雖然那些贊美并無惡意，但它們就是那么刺耳，因為它們或是與事實不符，或是提到了他人的痛處，或是被贊美得過度了。
注意邊際效益遞減原則
“你真漂亮！”對一位美女這樣說，對方很可能早已無動于衷。從小到大，她已不知聽過多少次同樣的話。同樣的美言、優(yōu)點，一個人聽他人提及第一遍時可能會很開心，聽第二遍時便沒有那么強烈的感覺了，聽十遍很可能已經(jīng)膩味了，這就是邊際效益遞減原則。所以，對同一個人的認可，需要不時地換一些新的花樣，從不同的角度、不同的方面去贊美對方。
在工作過程中，如果你可以猜測或者推斷一個人常常會聽到哪些贊美，比如，領(lǐng)導的成功的事業(yè)、極高的名望；同事的出色的外表或?qū)I(yè)技能。此時，你就需要注意找出一些他人未發(fā)現(xiàn)的、對方真正存在的閃光點去認可與贊美，他可能會更高興。
贊美要具體
贊美的另一原則是，要盡量將具體的事情提升到具體的角度上來。若你被上司的一張照片打動，你可以說：“您真是偉大的攝影家！”但這種過度而又虛化的贊美往往會讓對方認為你是在拍馬屁，而擺脫這種印象的最好的贊美方式，就是換一種說法，具體地指出該張照片的優(yōu)秀之處在哪里：“您這張照片的構(gòu)圖真棒，明暗對比處理得真好，讓人一看就感覺到震撼。”
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